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定型的な大学教務事務業務を、集中的に受託実施しています!「箇所支援業務」

2019/07/12

早稲田大学では、大学職員が「学生サービスの向上」「教育支援・研究支援機能強化」「学術院執行部支援」などの業務により注力することを意図して、2007年に、「教務事務支援推進プロジェクト」が発足され、各事務所の「教務事務」をサポートする仕組みを構築してきています。大学の「教務事務」が多様化、複雑化してきている中、データ処理などの定型化できる「教務事務」業務を抽出し、集中的に実施する役割を、弊社で担っています。

 

◆早稲田大学の「教務事務業務」‘集中化’を支援しています!

早稲田大学では、2007年に、「教務事務支援推進プロジェクト」が発足しました。
当該プロジェクトでは、大学職員が、「学生サービスの向上」「教育支援・研究支援機能強化」「学術院執行部支援」などの業務に、より注力できる体制の実現を意図して、各事務所の「教務事務」をサポートする仕組みを構築してきています。

早稲田大学の「教務事務業務」とひとことで言っても、学術院やセンターごとにさまざまな制度が存在します。
加えて、近年は、グローバル人材の育成や文理融合、教育のオープン化などの多様な教育形態の推進に伴い、「教務事務」も多様化、複雑化してきています。

弊社では、データ処理など定型化できる「教務事務」業務を早稲田大学から受託し、集中的に実施する役割を担っています。

会議でのディスカッション(イメージ)

◆<作業手順>の‘見える化’を推進しています!

弊社 IT推進部の箇所支援チームでは、「教務事務」支援業務の中で、より多様化、複雑化していく業務を、正確かつ効率的に実施するために、業務における<作業手順>の‘見える化’を推進しています。

具体的には、各学術院・センターで実施している業務処理手順を、統一的な様式を用いて作成・共有し、処理スケジュールが時間単位で把握できるようにしています。
これにより、業務の依頼者である各学術院・センター側からも、いつどのような処理が行われ、どのような形式でデータが完成するのか、など処理全体の流れが‘見える’ため、依頼者も弊社も、相互に、安心して業務を進めることが可能となっています。

無論、「教務事務」においては、学生の個人情報や、履修科目・成績に関する情報など、機密性・重要性が高いデータを取り扱いますので、情報の機密性・完全性の担保も重要です。
それらの観点から、作業プロセスが属人化することのないよう、チーム内では常に情報を共有して入念なチェックを行うとともに、情報漏えいのないよう細心の注意を払って、業務を遂行しています。


打合せの様子(イメージ)

◆今後の更なる改善や展開に向けて

今後は、より正確で効率的な業務の遂行を目指して、データ処理の過程に、部分的に「RPA」(=Robotic Process Automation)を導入することも検討します。

また、「教務事務」支援業務で培ってきた様々なノウハウは、「教務事務」に限らず、多様な業務分野での活用の可能性がありますので、幅広く展開することを踏まえて、模索していきます。

今後の展開に向けての検討風景(イメージ)

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