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業務自動化のすゝめ

2023/12/22

こんにちは!IT-Xチームです。当チームは、業務システムの開発や運用保守を行っています。
とてもたくさんのシステムを、さまざまなプログラムで作成し、安全安心なITサービスを提供すべく、
日々活動しています。最近は、ノーコードを活用した業務自動化にも携わっています。
今回は気軽にとりくめる業務自動化について紹介します。

■「Microsoft Power Platform」
~ノーコードでつくれる業務自動化ツールについて~

システムをつくることは難しいですよね?時間がかかりますよね?
と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、近年では、ノーコードというプログラムを書かずとも
システムをつくれるしくみがあります。
私たちは、大学の業務自動化を支援するにあたり、Microsoft Power Platformを活用しています。
その経験から、気軽にとりくめる業務自動化を紹介します。

■事務手続きの自動化(1)
~申請情報と承認記録の管理~

どこの組織でもある事務手続き。申請者からの情報を担当者が確認し、承認者が承認する。
その一連の業務を、Microsoft Power Platformのしくみを使えば、つなぐことができます。

・具体的には「Forms」というWEBフォームを設置し、申請者にはWEBフォームで申請をして
もらいます。
・その時「Automate」というしくみを利用すると、WEBフォームに入力されると担当者に
通知するとともに、入力情報をエクセルに記録することができます。
・担当者は通知をきっかけに、エクセルに記録された情報を確認し、確認した記録をエクセルに
入力します。
・そうすると今度は、承認者に知らせるために承認者に通知することもできます。承認者は、
通知をうけとり承認したことをエクセルに記録すれば、申請情報から事務担当者の確認や
承認といった記録も一元的に管理することができます。

これらを実現する機能は、システムをつくる専門知識がなくても、直観的な操作で組み合わせて
つくることができます。

■事務手続きの自動化(2)
~人と同じ操作を正確に行ってくれるロボット~

どこの組織でもあるシステム入力。みなさん、日々、書類とパソコンの画面をにらめっこして、
システム入力していますよね?
Microsoft Power Platformでは、そんな人が行うパソコン操作を、代わりに行ってくれるしくみ
「Automate Desktop」があります。

代わりに行ってくれる操作の具体的な事は、パソコンの画面の操作、つまりマウスをつかって
WEBシステムを開く、エクセルを開く、キーボードを使ってWEBシステムに情報を入力する、
といったことです。この機能を活用すれば、たとえば、エクセルに記録された情報をシステムに
自動で転記することができます。

事務手続きの自動化(1)で紹介したエクセルに記録された情報を、システムに転記することもでき
ます。ロボットの特徴は「人ができる操作をする」「正確に何度も行う」の2つです。
人が行う操作には間違いがありますよね?ロボットに操作をまかせると間違うことがありません
ので、確認する手間を減らせます。またロボットは、24時間365日動かすこともできますので、
日中に人が確認した結果を、夜中にロボットにシステム入力してもらうと作業期間の短縮も可能です。
このロボットも、システムをつくる専門知識がなくても、直観的な操作でつくることができます。

■まとめ

いかがでしょうか?
日々の業務で繰り返し行う事務手続きの作業は、一元管理し、システム入力まで自動化できます。
今回紹介したMicrosoft Power Platformは、システムをつくる上での専門知識がなくても、
気軽にチャレンジできるようになっています。またMicrosoft Power Platformでは、今回紹介
した事以外にもさまざまな事ができます。

たとえば、すでに組織で運用されている基幹システムの情報を参照するといったことも可能です。
Microsoft Power Platformはとても簡単ですので、今回紹介した事例のようなしくみをつくる
時間はかかりません。
Microsoft Power Platformを活用すれば、アイディア次第で日々行う業務と業務をつなぎ
自動化することができます。

興味を持った方は、ぜひ調べてみてください!

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