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箇所(学部・研究科)別、教務事務業務の振り返り会始めました!

2022/06/30

IT推進部 箇所支援チーム担当です。
箇所支援チームは、データ処理などの定形化できる「教務事務」業務を早稲田大学から受託し、
集中的に支援する役割を担っています。今回は、昨年から始めた「箇所別振り返り会」について
ご紹介したいと思います。

皆さんは、日々のお仕事をもっと良くしていこうと考えたときに何をしますか?
各人で個別に過去の行動を振り返り、よりよい行動を探しますか?
チームでまとまって、チームの範囲内で改善活動を行いますか?

「業務」を改善するには、個人で思い思いに行動してもなかなかうまくいかないものです。
また、一方だけが取り組んでもすぐに限界が来て、本当の意味での改善活動にはなりません。
業務を正しく遂行するには一定のルールのもと、顧客側もその決め事を順守する必要があります。
また、サービスの向上や、業務の効率化を推進するには、お互いの役割、目的を理解したうえで、
定期的なコミュニケーションが必要になります。

 

これまでは、クライアント側である大学職員の皆さまとコミュニケーションをとるには、業務遂行上の機会
しかありませんでしたが、当チームのミッションの一つに掲げている「業務改善・効率化に向けたコンサル
テーション」を計画的に実現するには、定期的に大学職員の方と意見交換できる「場」がないと始まらない、
という背景から、年2回、繁忙期明けに「箇所別振り返り会」と称した提案会を催すことになりました。

◆箇所別振り返り会は何をするところ?
「箇所別振り返り会」では以下の点について、大学職員の方と意見交換する場になっています。
・GoodPoint / BadPointの共有
・業務効率化・標準化に向けた改善提案

「GoodPoint / BadPointの共有」は、大学の教務事務担当職員の業務遂行上の評価すべき行動や、
注意してほしい行動を報告させていただいています。これは、後に大学の各学部・研究科事務所に
公開することで、業務委託を円滑に遂行するための改善活動につなげています。
「業務効率化・標準化に向けた改善提案」は、他学部・研究科事務所の実績を参考に、委託資料を
整理したり、業務フローの改善をお願いしたりします。いずれも正確なデータを設定することと、
全学的に共通化した運用に持って行くことで効果的なデータ活用と属人化防止を目的にしています。

◆箇所別振り返り会を実施してみてどうだった?
さて、これまで振り返り会を2回ほど実施しましたが、その効果はと言いますと…
・委託資料の精度が向上した。委託開始時の打合せがスムーズになった
・振り返り会を実施することで、次年度に向けた取り組みや検討事項の棚卸および見える化が進んだ

という感じに、概ね次回以降の業務委託の準備に大きく貢献しているものがほとんどで、中にはデータ
処理の裏側の事情も聞くことができ教務事務への理解が深まったという意見もありました。
また、大学職員の方からも、提案を受けることで箇所支援の実績・ノウハウをうかがい知ることができ
勉強になる、という意見もいただいています。

<箇所別振り返り会で注意すべきことは?>
重要なのは、「大学の教務事務業務を効率化・標準化する」というテーマに沿って取り組む必要があり、
どちらか一方が利するような提案はNGということです。
もちろん、現場の実態を報告して改善を促す取り組みもしていますが、それは提案ではなく「相談事」に
なりますので、この点を適切に切り分ける必要があります。

 

チームメンバーにその点の意識を共有させ、ルールに則って提案することは骨の折れる取り組みですが、
課題解決に向けた現状分析と日々変わりゆく顧客ニーズに合った最適なコンサルティングを展開し続ける
ことは、我々にしかできないことであり、非常に有意義に感じています。

昨年から始めた「箇所別振り返り会」は、まだまだ課題も多く、発展途上です。新しいアイデア、ご意見を
参考にしながら、より良い場を作り上げていければと思っています。

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