お客様からのご相談内容

都内某大学様において次のような課題をお持ちでした。

◆業務運営においての課題
①事務業務の精度を向上させたい
②残業時間を削減したい
③非常勤職員の業務引継ぎをスムーズに行いたい
④事務業務に必要なスキル等を明確にして人事評価に活用したい

◆SD研修を計画する際の課題
①職員個々が本当に必要としているテーマを選びたい
②研修後の効果（変容等）を見えるようにしたい
③上記2点を実現するための何等かの指標が欲しい

当社からのご提案内容

研修制度や人事評価制度の見直し、事務業務の効率化等を、具体的な成果が見える形で進めたいというお客様のご要望にお応えするため、まずは当社独自の業務の可視化を行うことをご提案いたしました。
これは大学業務に特化した当社独自の手法を取り入れて、複数の視点から業務を可視化していくもので、大きくは次の2つのアプローチで行います。

１．大学業務の難易度・必要なスキルおよび対応する職員区分等の可視化
２．業務プロセスの可視化および業務負荷（かけている時間）の可視化

(※図をクリックすると大きくなります。)

（上記１のメリット等）
上記１では、ACPA*の「大学マネジメント・業務スキル基準表」を、その大学様独自の内容にカスタマイズすることで、大学業務の様々なシーンにおいて必要とされる知識やスキルレベルが一目でわかるようになります。
当社は、大学での基準表活用支援の運営実績(ノウハウ)を活かし、学内推進のお手伝いや簡易的なカスタマイズ手法・作業シートのご提供を通じて導入支援を行います。
実施大学では、ACPA基準表をベースにして以下の「あるべき姿(基準値)」を設定します。

1）大学組織の中にはどのような仕事があり、職員はどのような役割を担うべきか
2）その仕事を遂行するうえで必要となる知識、スキルは何か
3）それぞれの業務・仕事の難しさ(難易度)はどの程度か
4）外部委託はどうあるべきか

この設定値を指標として、「現状との差異分析」を行うことにより、現状業務運営体制の弱点をあぶり出し、専任職員の業務高度化や業務効率化を目指す、業務切り分けを推進することが可能となります。
また、担当者ごとのスキルレベルを評価することで業務遂行度合いを客観的に分析できます。
これにより、個人ごとの研修・育成計画を検討する際の具体的かつ共通の指標として活用することが可能になると共に、当該組織の各職員業務の分担・配置等が適正にマネジメントされているかどうかの評価指標としての活用も可能です。
*ACPA：NPO法人 実務能力認定機構　http://www.acpa.jp/

(※図をクリックすると大きくなります。)

（上記２のメリット等）
上記２で可視化したデータは、業務改善をおこなうための指標としてご活用いただくものですが、更に業務プロセスの可視化で作成する「業務フロー図」を簡易マニュアルとして使用することにより、担当者およびチーム内での業務理解を深め、結果として業務の引き継ぎもスムーズに行えるといったメリットも期待できます。

実施期間

約６か月間

以上のように、各指標に基づく改善策や研修テーマの立案、業務の効率化を推進していただくためのサポートを行ってまいります。そして、各大学様の職員の方々が、より高い付加価値を生み出す業務にシフトしていただくことを望んでおります。