IT推進部箇所支援チーム担当です。
箇所支援チームは、データ処理などの定形化できる「教務事務」業務を早稲田大学から受託し、集中的に支援する役割を担っています。
今回は、「教務事務」業務の中で、中心的な位置づけにある「科目登録」業務についてご紹介したいと思います。

複雑化したカリキュラムから不備や矛盾を払拭します！

大学時代に「科目登録」を行ったことを覚えている方も多いのではないでしょうか。各学術院、センターから指定される期間内に、学生はWebから履修したい科目を申請します。後日、申請結果を受け取るまでのシステム運用が箇所支援チームの担当領域となります。

システム化されているのであれば、ほとんどやることがないのでは？と思われるかもしれませんが違います！国際化・多様化する社会で活躍する学生を育成するために、現在、大学ではさまざまなタイプの学生を受け入れ、卒業するまでの多種多様なプログラムを導入しています。

結果的に履修に関するカリキュラムや卒業要件が複雑化・細分化され、すべてのルールをシステムで一元管理することは不可能な状態。そこで我々は、各学術院、センターのルールに合致するようにデータを処理し、不備や矛盾を払拭するためのチェックを行っているのです。

大学と連携し、イレギュラーな状況でも柔軟に対応！

今年は新型コロナウィルス感染症（COVID-19）が世界中に蔓延し、大学は予防策の一環として、授業開始日の変更、春学期の全科目オンライン化など、前例にない取り組みを余儀なくされました。

例年3月、4月は春学期科目登録の処理期間でしたが、授業開始日変更にともなって申請期間が大幅に見直され、また、学生の登録機会も回数を増やすことで申請漏れを防ぐ措置がとられました。当チームはこの運用変更にも大きく関わっています。処理スケジュールの見直しと、登録機会が増えたことによるシステム上の影響調査に率先して取り組むことで、大学職員をサポートしてきました。

このように想定外の事象にも柔軟に取り組めたのも、箇所支援チームが、大学の情報企画部と教務部などの中枢機関と連携し、職員と密接な関係を築いてきたからこそ、と言えるのではないでしょうか。