こんにちは。学術リテラシー事業部図書館セントラルチームです。
今回はアルバイトスタッフ契約手続きにおける電子契約システム（DocuSign）導入などによる業務プロセス改善、自動化の取り組みについてご紹介させて頂きます。

従来の課題とDocuSign導入の背景

これまで、当社のアルバイトスタッフの契約更新は、紙の契約書を用いた手作業で行われており、以下のような課題がありました。

●更新可否アンケートの実施、契約書の作成、箇所への送付、達成度管理シートの作成 ・配布、面談日程の調整・場所確保、契約更新面談、契約書の授受、保管など、一連の手続きや工程が多く煩雑で担当者へ大きな負担となっていました。

●多数のアルバイトスタッフが様々な勤務地で業務をしていることから、契約更新時の面談や契約書の授受を行う際には、各アルバイトスタッフの業務遂行に支障が出ないよう面談日程や場所の調整に多くの時間を割いていました。

DocuSign導入による効果

DocuSign導入をきっかけに、契約更新業務は大きく変化しました。

●大幅な時間短縮: 従来、1人あたり5分程度かかっていた契約手続きが、ほぼゼロ時間になりました。
●業務効率化: 契約書の作成、送付、保管といった一連の業務が自動化され、担当者の負担が大幅に軽減されました。
●達成度管理シートのフォーム化：既存のシートは紙で印刷したものに記入を行っていただいていましたが、Google Formを活用したペーパレス化によって、シートの配布、回収、管理などの工数を削減することができました。
●Google カレンダーを活用した面談予約システムの導入：アルバイトスタッフ自身が面談予約をするシステムを導入することで、日程調整にかかる工数を大幅に削減することができました。

今後の展望

今後もDocuSignの機能を最大限に活用し、契約管理業務のさらなる効率化を図っていきます。具体的には以下の取り組みを進めていきます。

●他チーム・他部門への展開：今回のプロジェクトで得たノウハウを他チームへ展開し、導入支援を行っていきたいと考えております。
●契約準備のさらなる効率化検討：契約更新アンケートや達成度管理シートをブラッシュアップし契約準備にかかる工数の更なる効率化を検討してまいります。

DocuSignの導入は契約業務の自動化、効率化の大きなきっかけとなりました。また、このプロジェクトはＤＸ推進室や業務支援室との部門間連携を通じて達成しました。当社の強みである他部門との協働、共創を通じた業務プロセス改善を遺憾なく発揮できたプロジェクトでした。今回のプロジェクトで得たノウハウを他チーム、他部門に展開していく予定です。