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臨時事務所では、入試期間中の大学運営サポートをしています。

2020/03/19

入試期間中の大学運営をサポートする「臨時事務所」

学術リテラシー事業部WPO運営チームの福田です。

毎年、入試のシーズンになると早稲田キャンパスは全国から多くの受験生が集まります。
一方、入試期間中の早稲田キャンパス内は、受験生および入学試験に携わる教職員以外の立入が制限されています。

早稲田大学では、その期間限定で「臨時事務所」というオフィスが開設されます。
場所は早稲田キャンパスの外、2~3階に学生食堂が入っている建物(25号館大隈ガーデンハウス)の1階、大隈ガーデンホールにあり、早稲田ポータルオフィス(WPO)が運営しています。

早稲田ポータルオフィスは、学生、教職員に対してワンストップサービスを行っています。
AV機器利用に関する問い合わせやAV機器・PCの貸出、学内IT利用に関する相談、履修相談、
落し物の問い合わせ、キャンパス内の地理案内、証明書の発行など幅広く対応しています。
7号館という早稲田キャンパスの中心にあるので、誰もが利用しやすい場所となっています。

早稲田ポータルオフィス https://www.waseda.jp/wpo/index.html”

臨時事務所では、この期間に証明書受付、発行や入構証(早稲田キャンパスへ入構できる証明書)の配付、発行、学生証の再発行、奨学金サインアップの受付等の事務取扱を行います。

それでは、私たちが業務を行う臨時事務所についてご紹介します。

臨時事務所では、早稲田ポータルオフィスで行っている業務
(証明書発行、学生証の再発行、奨学金サインアップ、拾得物の問い合わせ等)に加えて、
入構証(早稲田キャンパスへの立ち入りを許可する証明書)の発行
および学部・研究科事務所の休学や復学に関する手続きなど一部事務取扱を行います。
臨時事務所で事務取扱を行うことで、早稲田キャンパス内の学部・研究科事務所は
入試業務に専念することができます。

今年は2/5(水)-2/22(土)まで開設し、約1200件の窓口対応を行いました。

臨時事務所で業務をしてよかった!

臨時事務所ではスチューデントジョブの促進として学生スタッフが多く働いています。(2020年3月現在 約39名在籍)
特に11月に採用した学生スタッフが臨時事務所で電話応対、窓口応対の経験を積むことで
成長し、自信をつける大切な場となっています。
毎年、「電話でうまくヒアリングできるようになった」「案内した来訪者から感謝の言葉をいただいた」など
学生スタッフから「臨時事務所で仕事をしてよかった!」という言葉を多く聞きます。

また、臨時事務所終了後は学生スタッフも参加して業務レビューによる改善提案を行っています。
今後も、業務レビューを生かしてより良いサービスを提供できるように努めていきたいと思っています。

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