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数字の入力ミスの見つけ方

2022/09/14

みなさん、業務の中でたくさんの数字を取り扱うことがありますか?

管理職の方は収支管理などである程度取り扱うとは思いますが、経理担当者は膨大な量の数字を取り扱います。
それは会計ソフトだったりExcelだったり企業によって様々でしょう。
データを流し込むというシステマティックな作業であれば何ら問題はありませんが、
手作業で入力する場合はいくら注意していてもミスは避けられません。

合計金額や残高が合わない場合、部門別や日にち別、はたまた1件ずつと様々な確認方法がありますが、
ピンポイントで探し出すのは容易なことではないのです。
今回はその中で入力ミスしたものを探す方法をいくつかご紹介します。

① 差額と同じ金額を検索する
→二重計上した場合に探し出すことができます

② 差額を2で割った金額を検索する
→仕訳の貸借を逆にしてしまった場合に探し出すことができます

③ 差額を9で割った金額を検索する
→桁違いで入力してしまった場合に探し出すことができます
(例)
12,500円と入力するところを1,250円と入力してしまった
差額11,250円÷9=1,250円
1,250円と入力したものを検索して確認してみましょう
また逆に間違えてしまう場合もあるので、11,250円+1,250円=12,500円でも探してみましょう

④ 差額の数字が0以外1~2個の場合、その数字を足してみる
→9になった場合は隣の位の数字と入れ違いをしてしまった可能性があります
(例)
12,500円と入力するところを15,200円と入力してしまった
差額2,700円 2+7=9

最後に④のように数字の入れ違いをしてしまった場合の見つけ方です。
入れ違い入力は桁数と使われている数字の種類が同じため、間違いに気づきにくく起こりがちなミスです。
(例)
12,500円と入力するところを15,200円と入力してしまった。
差額2,700円÷9=300 ※隣の位の数字入れ違いは必ず9で割り切れます
結果、差額の位と9で割った位で入れ違いがおこっており(この場合は1,000の位と100の位)、
各々の位の差額は3という事になります。

このようにちょっとした工夫をすることで効率的に間違いが見つけられます。
次に数字が合わない!となった時にはぜひ試してみてください。
 
  

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