高い「国際性」と「学際性」を誇る高等研究所

私の所属する大学業務支援部研究事業推進チームでは、早稲田大学高等研究所の事務所運営全般の業務を中心に行っています。
また、本業務で培ったノウハウや英語スキルを活かし、早稲田大学以外から委託いただいた大学事務にも携わっています。

業務の中心となる早稲田大学高等研究所は、「国際性」と「学際性」が高い機関です。キャリア初期研究者の育成や国際的な研究ネットワークの活性化を目的に、自立した環境で研究活動に専念できる機関として2006年9月に設立されました。
国際公募により研究員を募集し、多様な分野の研究者同士の交流等を通じた創造的な研究活動を展開しています。現在、高等研には国内外のキャリア初期研究者40名ほどが任期付きの講師や准教授として所属しており、その国籍は12か国におよびます。高等研究所は各学術院からは独立した独自の研究機関です。そのため、特定の研究分野やテーマに縛られることなく、複合領域の研究に取り組む研究者も在籍しています。

高等研究所事務所では、学内の人事手続きや経理処理など、幅広いバックオフィス業務を通じて研究所員の活動をサポートするとともに、研究所の発展やコミュニティの活性化に貢献することを目指しています。所属研究者が成果を上げ、高等研での活動から広げたネットワークを今後のキャリアに活かしていただけるよう、研究を進めやすい環境づくりや研究者同士の交流を促す施策について、提案やコーディネーションにも尽力しております。
私が現在、主担当の一人として取り組んでいるのは、研究者公募支援などの人事業務のほか、高等研究所に所属する研究者のイベント開催サポートや広報運営、海外パートナー機関との連携業務です。多様な研究に従事する新進気鋭の研究者を、顔の見える関係でサポートできる職場は非常に刺激的です。

海外研究機関との絆を紡ぐことのやりがい

高等研究所事務所運営の一環として、海外大学の研究機関との連携業務にも当チームが携わっています。例えば、短い研究発表とディスカッションを含むジョイントワークショップ開催のほか、事務所同士の定期ミーティングをオンラインで実施し、研究所での現在の取り組みや検討中の施策について共有し、将来的な連携活動について継続的に議論を行っています。

そうした様々な連携業務のなかで、私が最近、最も手応えや達成感を感じているのは、新しい関係やプロジェクトを進める場面です。そのような場面では、互いのニーズを上手くすり合わせられるよう、事務局として先方のコーディネーターとも密にコミュニケーションをとりながら形作っていく必要があります。
顔合わせを通じて研究者同士・事務局同士の絆が深まったと感じる場面や、正解のない中で、よい着地点が見つかり関係が進展するような場面に立ち会える仕事には、喜びがあります。
また、相手大学との共通点や相違点、運営手法における気づきは、国際的に研究者を受け入れる高等研究所運営の質を高めるためにも役立っていると感じます。

一丸となって助け合う「ワンチーム」のカルチャー

各業務はチームメンバー複数人で分担・協力して進めており、何かあればいつでもお互いに相談し合える環境です。例えば、所属研究者の国際公募は「自然科学分野」「社会科学分野」「人文科学分野」の大きく3分野を3名で分担して事務対応を行っていますが、少しでも分からないことがあったり、他業務が立て込んで手が回らなかったりした場合は別の分野の担当スタッフがサポートに入るなど、日頃から助け合いながら業務を進めています。
その他、例年多数の応募がある研究者公募の応募書類チェックや、新任の研究者の着任前後のサポートなど、特に人手が必要な局面では、事務所全員が分担して対応にあたるなど、全体が一丸となって助け合うカルチャーが根づいています。
事務所内のそれぞれの業務には強い連関性があることから、こういった特定の状況のみならず、日々の業務における協力の重要性を常に意識しています。

業務改革でさらに価値のあるサポートを

これまでチーム一丸となってサポート体制を築いてきましたが、研究所の発展に伴い、業務の幅やクライアントのニーズは変化・多様化しています。変化に柔軟に対応し、より質の高い支援を継続していくため、今後、事務所全体の業務の見直しと改革を、チームのメンバーとともに主体的に進めていく予定です。現在の業務工数やプロセスを検証し、クライアントのニーズに合わせた業務の選択と集中化を行うことで、チームの業務負荷を軽減しながら、さらなるサービス提供の価値向上を目指します。
引き続き、チームでの連携を大切にしつつ、業務のスリム化も進めることで、研究活動の円滑なサポートに一層尽力してまいります。

世界各国の研究者たちや海外大学の研究機関のコーディネーターに誠実に向き合い、研究活動を力強く支える姿がとても印象的でした。
大学業務支援部の様々な業務で活躍する社員インタビューを公開していますので、そちらもぜひあわせてご覧ください。

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