当社は、大学業務支援事業のプロフェッショナルとして、大学の運営を円滑に進めるための様々なサポートを提供しています。今回は、Waseda Summer Session 2024における初日のオリエンテーションと日光フィールドトリップのサポートについて詳しくご紹介します。  Waseda Summer Sessionとは、各国から国際色豊かな大学生たちが集い、早稲田大学のキャンパスで夏の6週間を満喫する短期プログラムです。異なる文化やバックグラウンドを持つ学生たちが一堂に会し、学びと交流を通じて、新たな視野を広げる機会が広がります。当社はその運営業務を担っています。

1. 初日のオリエンテーション

Waseda Summer Sessionの初日は、約22か国から集まった約200名の参加者が一堂に集まる最初のイベントであるオリエンテーションです。この特別な日を円滑に進めるために、私たちは以下のような準備と対応を行いました。

まず、参加者に配布する学生証、保険証書、イベントカレンダーなどの必要なアイテムを事前に準備し、確実に配布できるよう努めました。具体的には、配布資料に漏れがないこと、各学生ごとの配付物が間違いなく組まれていることを確認しました。さらに、受付での効率化のために、学生の名前とすぐに照合できるよう資料を整理し、取り出しやすい順番に並べました。これにより、当日はスムーズに配布が行われ、参加者の皆様に混乱なく受け取っていただけました。

次に、チェックインの効率化を図るために、参加者を誕生月ごとに分けたレセプションデスクを設置しました。この工夫により、迅速かつ効率的なチェックインが実現し、参加者の皆様がストレスなく受付を済ませることができました。

さらに、オリエンテーションの進行をスムーズに進めるため、プログラムの進行管理や質問対応に力を入れました。これにより、参加者が快適にプログラムに参加できる環境を整えました。

このような地道な準備と対応によって、オリエンテーションは順調に進行しました。確実な配布物の準備やチェックインの効率化が功を奏し、迅速かつスムーズに必要な手続きを完了できたことで、混乱や待ち時間を最小限に抑えることができました。その結果、Waseda Summer Session参加者全員がリラックスして始められ、順調なスタートを切ることができました。

2. 日光フィールドトリップ

Waseda Summer Session参加者にとって参加必須のイベントである日光フィールドトリップが、6月28日（金）から29日（土）にかけて行われました。

送迎バス、宿泊施設、部屋割り、そしてアレルギーに配慮した食事の手配等、
出発前の準備から帰路につくまで、すべてがスムーズに進むように準備をしました。

フィールドトリップ初日は、残念ながら大雨の中での対応となりましたが、
雨の中を移動する際の学生の誘導や点呼を確実に行い、全員が安全にバスに乗り込むことができるように配慮しました。
また、全行程において、綿密な時間管理を行い、参加者が予定通りに行動できるよう支援しました。

フィールドトリップのメインアトラクションは、世界遺産である日光東照宮と、歴史的な雰囲気を色濃く残す日光江戸村の訪問でした。日光東照宮では、日本の伝統的な建築様式に触れることができ、一方、日光江戸村では、江戸時代にタイムスリップしたかのような体験ができ、参加者は当時の生活や文化を学ぶ貴重な機会となりました。

　　

3. 充実した留学生活のために

当社はご紹介した以外にも、出願受付、合否の通知、渡日前の学生連絡、滞在中のサポート、帰国後の成績証明書の送付など、地道な事務作業からイベントの開催まで、多岐にわたる役割を果たしており、早稲田大学留学センター様と緊密に協力してプログラムを運営しています。

プログラムの最終日に開催されたフェアウェルパーティーでは、留学生たちが日本での体験を楽しく振り返り、新たに出会った友人たちと別れを惜しむ様子が見受けられました。学生たちが充実した夏を過ごせたことを実感し、私たちにとっても喜ばしい瞬間でした。