こんにちは。大学業務支援部旅行チームの古瀬です。
今回は、旅行チームが出張や留学の渡航手配において新型コロナウィルスにどのように対応してきたかについてお伝えしたいと思います。

2月～3月中旬頃

2月に入り新型コロナウィルスの感染が拡大し、最初に武漢への学部留学が中止になり、その後出張や留学が次々とキャンセルになりました。
まだそのころは欧米での感染拡大前は渡航中止の勧告が出ていなかったため、「出張者からは出張を実施すべきかどうか迷っている、キャンセルした場合の取消料はどうなるのか」という問合せも多数ありました。

外務省からの渡航制限レベルの変更が無い段階では、中国等一部の地域を除いては基本的には航空会社に取消料免除の対応はありませんでした。
ただ、コロナ情勢も日々変動していたため、航空会社から最新情報を入手して適宜案内をしていました。

航空機以外にWIFIやホテルの取消料の交渉や、帰国後、自宅までの移動手段（公共交通機関等）の情報提供も行い、少しでも今後の対応の参考になればという思いで対応していました。
2月後半になっても感染は拡大していたため、当社が主催する募集型企画旅行も中止の決定（判断）をしました。

3月中旬～3月下旬頃

この頃になると、感染は更に拡大し、航空機の欠航や減便も相次ぎ、入国制限も始まりました。
既に留学先に滞在中の学生やその保証人より、「最短でいつ帰国できるか、航空会社に電話がつながらないがどうすればよいか」との問い合わせも数多くいただきました。
航空会社も状況の変化に非常に混乱していたようで、担当者によって対応が異なる場合もありました。
そのため、本来航空会社が帰国便の変更手続きをすべきものも、対応ができる人手もないため航空会社の指示を得て当社で対応することも多々ありました。

また、航空会社のコールセンターが長時間繋がらないため、新たにチケットを購入して帰国をする学生も多くいました。
当社は、海外にいる帰国希望の学生へは、事前に帰国希望日を複数いただき、時差の関係で日本にいる保証人と連絡を取って帰国の手配を行いました。
航空機の運航状況も日々変動しているため、帰国希望者には早めの日程を推奨し、現地へ残ることを希望した学生には航空会社から入手した最新情報を提供するよう心掛けました。

4月～5月頃

4月に入り、多くの出張者や学生が帰国されました。しかしながら、個人で新たに航空券を購入して帰国していた場合、当初予約をしていた帰国便の航空券が未使用であり、
当社では、帰国をされているのか、まだ現地に滞在されているのかがわからないため、まずは、現状把握を行いました。

5月になってもまだ感染は拡大し、航空機の欠航・減便も続いていたため、帰国された方の未使用の航空券については航空会社へ返金が可能であるか、まだ滞在中の方の帰国便の航空券はいつまで日付変更が可能なのか、など確認に時間を要しました。

6月以降

6月以降も航空機の欠航・減便は続いていますが、航空会社の対応状況はだいぶ落ち着いてきました。
引き続き、航空会社へ返金手続きを行い、返金されたものは出張者や学生へ返金する業務を行っています。

最後に、今回対応したエピソードを１つご紹介します。

エピソード

短期留学（団体航空券利用）で、オーストラリアからの帰国便を香港経由から直行便へ変更したというケース。
2月に出発したオーストラリア研修コースは3月中旬にキャセイ航空で香港乗継ぎの帰国予定だったが、感染が中国本土から香港にもかなり拡大してきたため、学生の感染リスク防止を第一に考え、参加者28名全員を直行便もしくは香港以外の乗り継ぎで、追加料金もかからず帰国をさせるために何度も航空会社と交渉を重ねました。

直行便で帰国するにはキャセイ航空の帰国便を利用しないで、他社の直行便を利用することとなるため、最初にキャセイ航空に帰国便を利用しない、違約金もとらない、他社航空会社への費用はキャセイ航空が支払うことを承諾いただきました。
次に、当社で直行便であるカンタス航空に座席交渉を行い、28名同じ航空機で座席の確保ができ、全員無事に帰国することができました。

これからも、渡航者の皆さまの安全を第一に、その時にできる最善策を交渉し迅速に対応できるよう心掛けてまいります。