コロナ禍で受入留学チームはどんなお仕事をしているのか？たくさんの業務の中から、一例をご紹介します。

受入留学チームの村上です。

受入留学チームのお仕事は、その名のとおり「早稲田大学での学業・研究活動を希望する海外からの学生・研究者を受け入れる」ことです。

すでにご存じかもしれませんが、早稲田大学は、留学生の受け入れ人数が日本一多いのです！
当チームでは、「交換留学プログラム」をはじめ、春学期・秋学期の開始に合わせて、毎年たくさんの出願者の受け入れ業務を行っています。
お仕事の内容は、

・学内審査手続き
願書を回収し、内容チェック・整備。完了したら受入学部・研究科へ審査依頼

・合格者の入国手続き
在留資格の申請書類を回収し、内容チェック・整備

・来日時ケア
宿舎手配サポート、銀行口座開設サポート、来日時オリエンテーションを実施して学業・日本での生活について情報提供

・来日中の学業・生活サポート

・離日ケア（大学・生活面で必要な手続きについて案内）

等々。

新型コロナウィルス感染拡大の影響で、来日できる学生・研究者数が激減しているなか、「どんな仕事をしているのか？」「やることが無くなってしまったのでは？」と思われる方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、意外に思われるかもしれませんが、交換留学プログラムでは、コロナ禍にあっても出願者数は減っていません。
合格しても入国制限により日本へ渡航できない学生には、自国からオンラインで授業を受ける方もいらっしゃるものの、入学を延期する方、留学を辞退する方などの対応が多数発生しました。
そして、いちど辞退して再出願・再審査となった方もいらっしゃるため、実は出願者数はむしろ増加しているのです。

そこで今回は、受入留学チームの様々な業務の中から、コロナ禍で多数発生した「交換留学の留学生の辞退手続き」をご紹介したいと思います。

「交換留学プログラム」では、早稲田大学と大学間協定を結んだ協定校からの留学生を受け入れています。
このため、入学辞退となった場合、協定校と連携しながら様々な手続きをする必要が出てきます。

具体的には…

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①辞退連絡の受け付け
学生本人から辞退の連絡があった場合、協定校の担当者に連絡し、確認してから辞退を受け付けます。
協定校の担当者から連絡を受けるときもあり、ケースバイケースで対応しています。

②早稲田大学内での連絡
留学センターや、学生を受け入れることになっていた学部・研究科へ辞退の旨を連絡します。
まだ早稲田大学への入学が決まっていない段階であればこれで終了ですが、入学決定し学籍が発生している学生については、大学内で辞退の承認を得る必要があります。

③学籍の管理
辞退が承認されたら、受入予定学部・研究科、留学センター、受入留学チームがそれぞれ管理しているデータベースを更新して学籍を削除します。
「在籍していない学生なのに学籍番号が発生している」となれば留学生数のカウントが狂うなど、管理上大きな問題になりますので、データの適切な管理は大変重要な仕事です。

④協定校との派遣・受入バランスの把握・調整
交換留学プログラムは、協定校ごとにお互いの受け入れ人数についても取り決めがあります。
受入が辞退となると、受け入れ人数のバランスに影響がないかを確認し、協定校との間で調整を行うこともあります。

⑤在留資格認定証明書（COE）の返納
留学生の在留資格を証明する「在留資格認定証明書」は早稲田大学が代理申請して発給されますが、辞退した学生の証明書は返納する必要があります。
その場合、協定校や学生に連絡して郵送を指示し、受け取ったら出入国在留管理庁へ返納します。

⑥宿舎のキャンセル手続き
宿舎を管理するレジデンスセンターに辞退の旨を伝えます。
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…いかがですか？

協定校をはじめとして連携先が非常に多く、また辞退した学生が将来留学を希望する際に支障が出ないよう、1名ずつ丁寧に処理を進めています。
小さなミスも学生の不利益につながりかねないため、関係先との連携や緻密な管理が必要です。

留学生の辞退手続きに限らず、大学事務業務は、ここでご紹介したような細かい手続きの積み重ねで成り立っています。
少しでも円滑に業務を進められるよう、効率化や自動化等さまざまなアイデアを出し合いながら日々取り組んでいます。

たくさんの留学生がキャンパスを歩く、活気ある日常がはやく戻ってくることを願っています！