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離れていても情報は1つ ~情報集約の取り組み~

2021/09/13

国際交流サポートチームです。私たちのチームは,勤務場所が3つに分かれています。しかし,「留学」という同じ業務を取扱うOne Teamであることは変わりません。そして,どんな場所でもタイムリーに正確な情報を得ることは,とても重要となります。特に,現在の新型コロナウィルス禍での留学業務は,随時更新される各国の入国制限や日本への入国制限の情報を常にチェックする必要があります。こういった状況の時には,One Teamとしての取り組みがいつもにも増して役立ち,チーム全体で協力をしながらこの苦難に立ち向かっています。

情報集約の取り組み

新型コロナウィルスの影響は,移動が伴う「留学」にとって,非常に大きなものであり,受入れ留学,そして,派遣留学ともに,これまで以上にタイムリーな情報収集が必要となりました。

〇〇国の国境閉鎖,△△国のビザ発給停止,日本への入国制限強化,など,日々更新される国内,国外の情報を個々に確認することは非常に労力も時間も要します。
そのため,チーム全体に有益な情報は,お互いに共有することで,正確な情報をより早く得ることができ,留学に参加される学生の皆さまがスムーズに留学準備を行うための一助となっています。

私たちが実際に利用している情報共有の主な方法はこちらです。

・SlackやChatを利用した投稿による情報共有
・オンラインミーテイング

投稿による情報共有は,迅速な情報共有が望ましい項目が多く,最近では,アメリカ大使館のビザ発給の状況(面接の混雑情報や実際の発給までの日数など)を情報共有することにより,学生様への対応に役立てることができました。
画像は、実際のスタッフ間でのやり取りの一部抜粋となります。

 

オンラインミーティングでは,各国の大学での新型コロナウィルスへの対応や傾向など,知っておくと役に立つ情報を共有する場として活用しています。

離れていることで一見不利なことが多いと思われる私たちのチームではありますが,離れているからこそ,様々な情報を個々に得ることができ,そして,その情報を集約させることで,個々の知識を広げることを可能にしています。

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