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「留学業務を円滑に進める手法」セミナー開催レポ

2022/10/17

コロナ禍を超えて徐々に国際交流関係の往来も増えてきた昨今、
留学業務の在り方、進め方に各大学様とも試行錯誤されているのではないでしょうか?
今回、弊社が大学留学業務受託経験で培ったノウハウの一部を、セミナーという形でご案内しました。

当社学術リテラシー事業部国際交流企画チームは9月初旬、留学業務に従事されている大学職員様を対象に、
以下のテーマでセミナーを実施。当日は40大学以上、80名以上の方にご参加いただきました。

「留学業務を円滑に進める手法 ~事務業務を省力化し業務高度化を目指すには~」



事前にセミナー参加者の皆様へ留学業務を遂行する上での課題をお伺いしたところ、
半数以上の方が以下を挙げていらっしゃいました。
現場職員様の定期的な異動、離退職(に伴うノウハウや体制のリセット)
効果的な留学促進策の不足

国際交流業務は専門性や知識が要求される業務である一方、専任職員様の定期的な異動や、
有期雇用の嘱託職員様の退職などで、業務体制がリセットされてしまう傾向があります。
多様な目の前の業務に忙殺され、留学プログラム開発や交流促進などの中長期的業務に手が回らない、
という職員様の声が聞こえてくるようです。

このような背景を踏まえ、本セミナーでは国際交流業務に携わる当チームスタッフより、
業務省力化や円滑化手法として以下のような事例をご紹介しました。

【IT・DXを活用した業務省力化】
・受入留学生業務の在留資格認定証明書申請書:accessを活用し学生の申請データを申請書へ自動転記
・学生学内留学出願データの整形:Excelパワークエリを用い、教員採点用シート、合否結果確認シートへ加工
・学内ウェブサイト情報公開:RPAを利用し大量のデータを一括掲載

【業務アウトソーシングによる円滑化・省力化】
・嘱託職員採用と業務委託の違い
・留学業務 常駐型委託実例:窓口相談や留学手続き、各種ガイダンスやオリエンテーション
・留学業務 短期型委託実例:留学業務コンサルティング、留学ガイド制作、受入留学生向け動画作成



事前に「他校の方の取り組みに興味あり」というお声も寄せられたため、当日は極力実例をご紹介。
今回紹介した業務には苦労したことや思い入れも多く何時間でも話し続けられるトピックですが、
参加者負担を配慮し1時間開催としたこともあり、本セミナーではエッセンスをご紹介した形となりました。

セミナー後のアンケートでの満足度は100%!

また以下のようなご感想をいただきました。
・業務委託実例の詳細をお伺いしたかったので、あと30分ほど長い方が良かったです。
・とても見事な説明で、実力の差を感じました。
・今回のような国際交流業務に特化した内容のセミナーにまた参加したいです。
・留学業務省力化について、積極的に学びたい。(Excelパワークエリ、accessなど)

アンケートで皆様から頂戴した次回以降のセミナーに関するご要望も参考にしながら、
今後も有益なセミナーを実施できるよう努めてまいります。

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