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「学術コミュニケーション支援チーム」はワンチーム・ワンストップで支援します

2022/06/14

こんにちは、学術コミュニケーション支援チームです。 本日は、私たちのチームについてご紹介したいと思います。

■イベント開催支援部門と旅行部門が一体化!「学術コミュニケーション支援チーム」誕生

2020年春のCovid-19パンデミック以降、私たちの生活様式や仕事環境も大きく変化しました。教職員の海外出張や、留学に係る渡航手配と研修プログラムの提供を行っていた当社「旅行部門」も例外ではなく、業務は激減していきました。時を同じくして、研究成果発信イベントなども変化しました。当初は中止や延期となっていた公開イベントもオンライン化することで再開しはじめ、この1年の間にZoomやWebexといったオンラインツールを利用した開催が定着し、対面とオンラインの良いところを取り入れたハイブリッド型での開催もすでに一般的になっています。ただ、このようなオンラインイベントではこれまでと異なる機材やネットワーク環境などの準備が必要になり、当社への支援依頼も増えてきています。

感染状況は改善を見せたかに思いましたが、その後も感染者の増減を繰り返しているうちに年も変わり、昨年2月に、これまでプロジェクト的な体制で対応していた国際会議等開催支援の業務と旅行部門を一体化し、「学術コミュニケーション支援チーム」としてスタートしました。

■企画から開催報告までワンストップで支援を

現在、少しずつ再開されている海外出張手配や留学プログラム販売をはじめ、国際会議や公開シンポジウムの開催支援(対面からハイブリッド開催)まで、幅広く行っています。そのなかで日々感じているのは、今後開催される国際会議や国際学会の開催においては、対面での交流を保ちながらも、多様な参加者による交流の持続可能なスタイルとして、「ハイブリッド型」の開催が必須となるということです。それは同時に、広報、会場運営、参加受付、旅行手配、配信支援等の様々な業務を複数の業者に依頼をしつつ運営することになり、担当する研究者にとっては、本来の研究活動に充てる時間が圧迫されていくことにもつながります。

当チームでは、こうした研究や大学を取り巻く環境の変化に対応して柔軟な支援を行っていますが、当初から一貫して目標としているのは、研究者や研究機関の負担を少しでも減らすために、「企画から開催報告まで、ワンストップで支援する」という、チーム全体での支援を目指している点です。

■旅行業担当者が渡航手配や宿泊先の優先予約も担当

日本国内で開催する国際会議や国際学会では、企画段階から準備に関わるフローを主催者と共有しながら提案、学内外の関係者との調整も行います。そのなかには、招へいや来日に関わるご案内も発生します。プログラムが確定し、報告者として来日する手続きをする際には、当チームの旅行業担当者が力を発揮します。例えば、イベントのスケジュールにあわせた渡航手配や宿泊先の優先予約などです。


 
当日運営の会場設営や受付対応はもちろんのこと、遠隔参加者向けのオンラインツールの各種準備、カメラ撮影・音響のプロフェッショナルと協働したハイブリッド型での配信についても配慮する必要があります。会場設備の状況や参加者形態、主催者様の希望を常にお聞きして把握しながら、技術的な支援を提案実施しています。

事後サポートでは、アーカイブ配信のための録画から文字起こし翻訳、動画編集なども一貫して対応しております。

主催者として、国際会議やシンポジウムなど、イベント開催のための専門スタッフを、常時配置することはなかなか難しいと思いますが、当チームでは、主催者の個別の状況を丁寧にくみ取り、主催者側の立場に立ち、一体となって支援することを心がけています。


 
 
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