受託内容

• 学科同窓会　会員名簿登録数約7,000名
• 同窓会事務局業務の支援・代行
• 会報発行・発送のお手伝い
• お問い合わせ対応
  コールセンターを配置し対応品質の向上
• 会費徴収のお手伝い
  銀行口座自動振替、コンビニ振込、銀行振込管理
• 各種会合開催支援
  総会、例会、役員会などの告知・出欠とりまとめ
• ホームページ運用支援
• 会員名簿管理
  オンライン同窓会名簿システム“ＱｕｏｎＮｅｔ同窓会システム”の利用支援

導入までの経緯

学科の特性上、卒業後も関連の深い勤務先にお勤めになっている会員相互の情報交換のため、同窓会組織の活性化を目指していらっしゃいます。
委託のご相談をいただくまでは専任の事務局担当者を置きデータ管理・電話受付一切を担当されていましたが、ご退職を機に卒業生事務局メンバーでの運営を検討なさいましたが、本業がお忙しい中で会の運営が負担となり十分な対応が困難でした。
以前から大学全体の同窓会業務の一部を受託していた弊社に声がかかり、事務局業務のコンサルティング、会費請求/収納の代行、オンライン名簿の構築等を担当させていただきました。

お客様のご要望

名簿情報管理・名簿印刷にかかる費用が会計を圧迫し会の運営を制限しているため、会員名簿印刷を廃しオンライン化する事で経費削減をはかるとともに、会員がご自分で会員情報を最新に保つことによる名簿管理業務の効率化、および会全体の運営効率化をご希望でした。

実現したこと

• 会員名簿のオンライン化による名簿印刷経費の削減
• 会員自らが名簿情報を更新する事での事務局コストの削減
• コールセンター設置による会員サービスの向上

【担当部署】
教育事業本部　大学運営支援部　校友支援チーム
QuonNet推進チーム