導入事例case

お知らせ

招へい航空券手配

2017/12/05

大学関係者の皆様は、海外から先生方を招待する際、航空券をどのように準備していますか?
一人でなく、何名かの人を招聘する場合、皆様希望が異なり大変だったりしませんか?
お困りの際はぜひ当社にご相談ください!

今回はそういった事例のご案内です。

■依頼内容■

 

依頼者:A先生
~内容~
6名のお客様に対する、航空券と宿泊先の確保と招へいするお客様とのやりとり
招へいするお客様:北京2名 台北3名 バンコク1名 合計6名
招聘予定日:12月2・3日

 

■ご依頼から完了までの流れ■

 

① お見積り:先生に対してご予算等の把握をするためにお見積りを提示しました。
② 提案:金額に理解いただいた後、招聘するお客様にメールを送信。ご来日希望日時・フライト・座席希望・食事制限などを確認
③再確認:お客様の希望が予算をフライト空席状況で超える場合、先生に状況を確認(別提案かそのまま予約して問題ないか)
④チケット送付:お客様に対して、チケット控え・予約確認書などを送付
⑤請求書発行:先生宛の請求書発行

 

■メリット■

 

Ⅰ複数回に及ぶ②のやりとりをご自身でしなくても大丈夫!
Ⅱ招聘者の方がご自身で航空券を購入した場合、日本到着後に立替が発生します。招聘者は源泉税が徴収される為、受け取れる金額が減ってしまいます。

A先生に当社よりお客様に連絡が入る旨お伝えしていただき、お客様個人に連絡、ご希望の便が予算内であれば予約・予算を超えた場合はA先生に確認という手順にて行いました。
チケット購入後、Eチケット控え・ホテルの予約確認書を招聘者の皆様に送付して、招聘者とのやりとりは終了です。
A先生には最終的に各ご請求書等を発行させていただきました。

A先生は当社が入ることで、フライトをどれにしてあげた方がいいのか悩んだり、ホテルとのやりとりがなくなります。
またチケット等の送付もすべて当社にて行います。
お食事の制限等がある場合も、当社にて確認をとることができます。
海外購入の航空券を立替えする際の、税金、外貨レートなどの悩みもなく、スムーズな対応が可能です。

招聘者航空券にお困りの際は、ぜひご相談ください。
ご出張の内容がすでにお決まりの方はこちらのフォームよりお問合せください。

大学業務支援部 旅行チーム

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