導入事例case

お知らせ

学校法人五島育英会様 事務ミス防止のためのマネジメント研修を実施いたしました

2018/11/27

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■実施内容

学校法人五島育英会の職員の皆様を対象に、
「事務ミス防止のためのマネジメント研修」をご提供いたしました。

五島育英会は、1955(昭和30)年に設立された、
東京都市大学とその付属校、幼稚園から成る学校法人で、
「国際的な視野と情報活用能力を身につけ、健全な精神と豊かな教養をもって
国際社会で活躍する有為な人材を育成する」との目的を掲げています。

今回の研修は入職1~5年目の方を対象として実施しました。

現場での「うっかり」「ちょっとした」というヒューマンエラーは、
結果として組織への信頼を失墜させてしまう大きな問題へと発展する可能性があります。
普段からこうした危機感を持ちつつ、適切な視点と工夫を仕事に取り入れることによって
業務の質を高めることを目的とし、ミスを起こさない仕組みづくりとマネジメントについて
学ぶ機会として今回の研修が実現しました。

まずは、学校法人でリスクマネジメント活動を行う意義について確認し、
適切な対応をしないと時間の経過に伴って影響が大きくなってしまうリスクの連鎖について
理解していただきました。
そしてヒューマンエラーの原因・要因によって分析や対策は異なることに触れ、
ミスのプロセスを4つに分けて分析する考え方をお伝えしました。
また、ミスやリスクの原因を明らかにするために使われる「なぜなぜ分析」を例に挙げ、
トラブルの原因の背景にある「管理システムの欠陥」を探ることが重要であるという話がありました。

合間に息抜き演習を挟みつつ、自身の部署や業務で当てはまることは何か、
習った考え方をどう活かせばよいのか、というディスカッションの機会が何度もあったため、
具体的なイメージを持って講義を聞いていただけたようです。

後半は、ミスを防ぐことは各人の意識に任せるのではなく「仕組み化」することが重要であるという内容に
重きを置いて話を進めていきました。
具体的に学校法人で起こりそうな事例で、ミス事象の分析の観点からの改善すべき点、
オペレーション上の問題点、ミスを防ぐための仕組み上の改善点を挙げる、といったケース演習を行いました。
職員間でリスクの認識を共有するためのリスクマップの作成も実際に行い、
重大リスクの背景には、数多くの軽微なリスクが潜んでいることを理解していただきました。

今回は若い年齢層の方を対象に実施いたしましたが、現場の最前線にいるからこそできることがあり、
気づいたことを積極的に上司に伝えていくべきだというお話もありました。
例えば部署内で使用している用語の統一、ダブルチェックの仕方、マニュアルのバージョンを上げていくことなどに率先して取り組み、現場の仕組みづくりに貢献しよう!という講師の激励で研修を締めくくりました。

ご参加いただいた皆様、ありがとうございました。

■実施時期

2018年7月 6時間 

■受講者の声
・ミスを防止するにはミスをしない仕組み作りをすることが重要である、という視点は自分になかったので非常に参考になった。また、資料についても、ミス防止の実例等が載っていたので、今後の業務に生かしていきたい。
・日常業務の中で、まさに悩んでいたテーマであったので、ミスのメカニズムや、業務の最初の段階でいかに処理フローを練っていくかという考え方を学ぶことができ、参考になりました。
・「なぜ忘れるのか。」を問うのでなく、「なぜ忘れを防ぐ仕組みがないのか。」を問う考え方が勉強になりました。他には、仕事をする環境を整備することで、文書の保管場所のビジュアル化ができ、業務の時間短縮につながることを学びました。

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