こんにちは、大学業務支援部　西早稲田キャンパス研究支援チームの伊藤です。
今回は、研究支援サービスの一つであるシンポジウム企画・運営についてご紹介いたします。

研究支援では、研究者が外部機関と連携して研究を展開するときに必要となる会議や打ち合わせ、イベント運営等諸業務を支援することで、研究者のみなさまが研究に専念できることを目指しております。

現在当チームでは、
早稲田大学重点領域研究機構所属のアンビエントロニクス研究所が
12月20日に開催する「EHC・アンビエントロニクス研究所合同シンポジウム」の運営を支援しております。

当シンポジウムは、環境発電技術の実用化を目指す企業コンソーシアム「エネルギーハーベスティングコンソーシアム」と、早稲田大学のプロジェクト研究所「アンビエントロニクス研究所」がタッグを組んで、産業界とアカデミアが一堂に会するシンポジウムです。

環境発電の技術開発、応用の開拓に第一線で取り組んでいる方々を講師に迎え、来るべきIoT社会を支えるキー・テクノロジーの姿を様々な視点から浮彫りにしていきます。

それでは実際に私たちが行っているシンポジウム運営業務をご紹介いたします！

• 打ち合わせ

  まずは担当の教授と打ち合わせを重ねながら、
  シンポジウムの日時、場所、開催規模、講演者数などを検討し、そこからプログラムを作成します。

• 会場手配

  今回は、シンポジウム後の意見交換会で、講演者の方々の研究成果物を展示するために
  広い会場を手配いたしました。年末に開催するので早めの予約が必須です！

• 申し込みフォームの開設

  プログラムが決まった段階で申し込みフォームを開設します。
  EHC事務局の方と綿密な打ち合わせを行い今回開設した申し込みフォームはこちらです。
  フォームを開設したら、学内のシステム(My Waseda)にもお知らせを掲示します。

• 講演者対応

  講演者が決まったら、委嘱状の作成・展示有無の確認・謝金や交通費等の支払い手続き・当日の案内などを行います。講演者の方々が気持ちよく講演いただけるようスムーズなやり取りが求められます。

• シンポジウム宣伝用ポスター作成

  大学内に掲示するポスター・立看板等の作成をします。今回は早稲田～西早稲田間を走る連絡バスにも掲示いたしました！是非バスの中を探してみてください。

• 意見交換会のケータリング予約

  講演後にカジュアルに意見交換が出来る場として意見交換会を設け、お食事をご用意します。
  今回はクリスマスも近いため、ローストビーフ等の洋食を予約いたしました。
  美味しい食事も、イベントでの楽しみのひとつにしていただければと思います♪

このように多くの準備を経てシンポジウム当日を迎えます！
今回は、当チームが行っているEHC・アンビエントロニ研究所合同シンポジウムの運営支援についてご紹介しました。