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高等研究所での国際イベント業務について

2019/07/26

 

大学業務支援部高等研究所運営チームの田中です。
高等研究所運営チームでは、早稲田大学高等研究所の事業支援と事務所運営を主に行っています。
「高等研究所」と聞くと、「なんだか難しそう…」とお堅いイメージがあるかもしれません。しかし、私たちが業務を行っている研究所の事務所を覗いてみると、アジア、ヨーロッパ、アメリカなど、世界中から集まった若手研究者が気さくに「Hello!」と、毎日行き来していて、オープンな雰囲気で活気があります。

実際にどんなことをしているのかというと、研究者の採用などの人事や研究費や事務所の経理などの管理業務、海外からの短期滞在研究者の受入れ、研究プロジェクトの管理、ディスカッションペーパーやニュースレター等の情報発信、イベントの企画運営など、いろいろな研究のお手伝いをしています。

今回は私が担当している、イベント企画運営支援の様子にスポットをあててご紹介します。

自然科学・社会科学・人文科学の研究者が所属していて、分野を超えた交流が活発なのも高等研究所の特徴の一つです。頻繁にセミナーや研究会を開催していますが、10月には今年の目玉として、様々な分野の研究者が一堂に集まる高等研究所主催の国際シンポジウム、「UBIAS Topic of the year 2019 event “Migrations: Movement of People, Ideas, and Goods”」を開催することになりました。最近、本格的に準備を開始し、所属研究者と事務所のスタッフが打合せをしながら連携して進めています。

ちなみに、UBIAS(University-Based Institutes for Advanced Study)とは、高等研究所を学内に設置する世界の諸大学が、学術交流の促進を目指して2010年10月に設立したネットワークで、日本からは名古屋大学高等研究院と早稲田大学高等研究所が加盟しています。UBIASが毎年トピックを設定し、加盟する大学がそれについてシンポジウムなどのイベントを各地で開催します。今年のトピックは“Migrations”( 移民などの人の移動や、モノ・サービスの移動について、歴史や政治など様々な視点から議論する機会となっています)、それを受けて高等研究所でも国際シンポジウムを開催することになったというわけです。

10月のシンポジウム開催に向けて、プログラムの確認、会場の予約、シンポジウムで講演する研究者の招聘手続きなどが現在進行中です。開催に向けた全体の進行管理もしています。講演者に連絡を取り、航空券や宿泊などの確認をしていますが、「予定していた講演者が来られなくなった!」、「ご家族もご一緒にいらっしゃる!」、などなどいろいろなやりとりがあり、当日に実際にお会いできた時は喜びもひとしおです。

これから秋にかけてはイベント開催や研究出張などの繁忙期となります。高等研究所運営チームは、ますます活発になる研究活動を陰ながら支援しています。

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