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海外教育機関の短期プログラム受け入れ業務のご紹介

2020/05/25

社会連携企画部エグゼクティブ研修支援チームの祝井です。ビジネスエグゼクティブ向け研修の中でも、主に海外教育機関(ビジネススクールやロースクールなど)からの短期プログラム受け入れに関わる企画運営・サポート業務全般を担当しています。
昨今の情勢により海外プログラムの受け入れ時期が後ろ倒しになったり、受け入れ自体が不透明になったりと私共の業務にも影響が出始めていますが、一日も早く収束に向かうことを切に願いつつ、今日は、海外プログラム受け入れ業務についてご紹介したいと思います。

 

受け入れ業務と一言で言ってもその業務は多岐にわたり、多くは来日前の事前準備が大半を占めています。例えば、

・会場・宿泊施設の確保
・ケータリング・各種パーティー・食事の手配
・航空券・大型バス等の手配
・査証申請サポート
・租税条約手続きのサポート(海外在住講師への講師謝金の二重課税を防ぐため)
・企業訪問の手配・調整
・通訳手配
・講義資料等の翻訳手配
・記念品・お土産等の手配 等々

これらを研修ごとに、参加者の国籍や特性等に注意を払いながら、一つ一つアレンジ(手配・調整)していきます。特に、その国では当たり前、いわゆる「普通」とされていることを、参加者にとっては異国の地となる日本でも可能な限り取り入れるよう工夫しています。
例えば、食事。日本では冷水を普通に口にしますが、中国圏の参加者には冷やしたミネラルウォーターを提供することはありません。中国文化においては、冷たいものは体を冷やすとみなされているため、冷水ではなく、白湯を用意します。
宗教や健康上の理由により食べられる物が限られている場合も、レストランやホテル、ケータリング業者と密に連携を取り、ベジタリアン、ハラルフード、グルテンフリー等、様々なニーズに合わせた対応をします。

また、来日する参加者に日本でしか味わえない有意義な時間を過ごして頂けるよう、滞在中もあらゆる面においてきめ細やかなサポートを行います。特に、参加者や教員、同行スタッフからのリクエストには、できる限り迅速かつ的確に対応するよう心がけています。「家族に喜ばれるお土産を購入したいが、どのようなものが良いか?」、「●●を食べたいが、おすすめのお店は?」、「一押しの観光スポットは?」等、海外からの参加者ならではの質問を受けることもしばしばです。

時に難題に直面することもありますが、経験豊富なスタッフ一丸となって、研修実施前から終了まで全力でサポートしています。昨今の情勢により、今後はオンラインによる授業やプログラムのサポート等、新たなニーズに対応していくことが求められています。そうした変化にも柔軟かつ迅速に応じ、常にチャレンジしていくことで、これまで以上に質の高いプログラム受け入れ業務を行っていくことが、今私共に与えられた使命だと思っています。
全ての参加者、教員、スタッフの方々に日本での滞在を満喫し、笑顔で帰国して頂けるよう、これからもきめ細やかなサポートを行ってまいります。

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