こんにちは、大学業務支援部OI機構運営チームです。
タイトルにある「大学業務をどこまで、どのように外注できるのか」という問いは、最近さまざまな大学の教職員の方からよくいただく質問です。私たちのチームでも、研究プロジェクトや産学連携プロジェクトの支援をさせていただいている関係でお問合せいただきます。当チームメンバーが心掛けていることは、「一番困っていることに対して、限られたリソースの中で解消できる方法を考えて、切り出す」ことです。

対応事例のご紹介

 
以前担当させていただいた事例です。ある大学の職員の方から、海外に分校を開校している大学の運営体制について調査できないかご相談がありました。納期は3か月後。対象となりそうな大学が数校ありました。一般的にはインターネット等を活用して実施するデスクトップ調査が考えられますが、公開されている情報から具体的な運営体制を調査することは難しそうです。また、ご相談いただいた大学の方が困っていたのは、網羅的な情報収集ではなく、自分の大学でも参考にできそうな、現場レベルでの具体的な運営体制の情報でした。

そこで、3か月という納期や予算も考慮し、当社のパートナー企業とも連携して対象大学に直接ヒアリングをする方法をご提案しました。といっても、オンラインヒアリングですから、コストも抑えられます。当社からの提案書を学内でご検討いただき、ヒアリング業務を発注していただきました。

通常、ライバル企業に対して社内体制を詳細に話すことは考えられませんが、グローバルな人材育成を目指すという大きな共通ミッションについて正直に丁寧に説明し、数校のアポイントメントをとることができました。

運営体制の情報が得られる手段のご提案、ヒアリング項目案の作成、対象大学への打診・日程調整、先方出席者のプロフィールまとめ、ヒアリング当日のオンライン・ファシリテーション、ヒアリング内容のまとめ、各校の特長の分析等を、3か月で数名のスタッフで実施し、最終報告書を作成しました。対象大学との調整やヒアリングは英語で実施しましたが、最終報告書は日本語でした。

そのお悩み、一緒に考えさせてください

 
ご依頼いただいた大学の方には喜んでいただけたようで、現在も引き続き、関連の業務をご一緒させていただいています。ご相談の際に、具体的な内容が固まっている必要はありません。むしろ「これを依頼したい」よりも「これに困っている。どこまで、どのような業務の切り出し方があるか」というご相談の方が、一緒に解決策を考える余地や楽しさがあるように思います。

大学業務をどこまで、どのように外注できるのか

本当に困っていることは何かを共有していただくことで、その答えが決まってきます。人や予算等のリソースに限りがある中で、工夫して外注範囲を考えることも、当チームメンバーは楽しく取り組んでいます。