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オンラインシンポジウムの開催支援~企画から開会まで~

2020/10/23

社会連携企画部 教育研究コンサルティングチームです。
コロナ禍により、様々なシンポジウムがオンラインで開催されている昨今、
当社でもオンラインシンポジウムの開催支援を始めました。
今回は、企画から開会までの従来のシンポジウム運営支援との相違点をご紹介します。

 

企画とプログラムの検討
企画やプログラムの検討はオンサイトでもオンラインでも基本的には変わりません。
シンポジウムの目的を明確にし、参加してほしいターゲットを絞り、
参加者が参加しやすい日時、開催規模などを検討して企画案を練り上げます。
つづいて、プログラムを検討していきます。
オンライン開催の場合、コーヒーブレイクのような参加者同士の雑談の場が作りにくいのが難点です。
オンサイトではたっぷりの休憩時間を交流タイムに充てることがありますが、
オンラインでは難しいため、休憩時間は短めの設定でも大丈夫です。

配信ツールの選定
オンサイトでは“開催規模”や“参加しやすさ”を考慮した会場の手配が必須ですが、
オンラインの場合は場所の制約がなくなることがメリットです!
その代わり、配信ツールの選定が必要です。当社ではzoomを使うことが多いですが、
様々なサービスがありますので、比較検討をするのも良いと思います。

参加申し込み者の管理
参加申し込みは必ずオンラインで行います。
なぜなら、オンライン会場のURLのお知らせは、
メール配信やSNSなどのオンラインコミュニケーションツールで行うほうが都合がよいからです。

URLや参加用のID、PWは、いたずら防止のため参加者のみに展開するようにします。
参加登録なしでURLを公開してどなたでも参加可能にする場合には、
参加者は画面の視聴のみで投稿や画面共有ができない設定にするなど、
参加者側の利用権限を著しく制限する必要があり、企画の内容によっては不適切になります。

広報
広報は、オンサイトでもオンラインでもさほど変わりません。
ただし、オンラインの場合は全国や海外からの参加も可能になりますので、
広報の範囲は通常より拡大させるのが効果的です。
オンサイトでは100人程度の集客しか見込めなくとも、オンラインでは2倍、3倍の集客が可能になります。
なお、使用する配信ツールによっては、一度に参加できる人数に制限がありますので注意が必要です。

配信チェック
登壇者が配信できないトラブルは絶対に回避したいところです。ですから、事前の接続確認は必須です。
登壇者のスケジュールが許すならば前日までに登壇者を交えたリハーサルを行いますが、
それが叶わない場合でも、当日の開催前にネットワーク環境の確認、音声がきれいに聞こえるか、
スライドがきちんと画面共有ができているか、動画再生がスムーズにいくかなどのチェックを事務局側で実施しています。
また、登壇者の画面共有ができなくなったなどのトラブルに備えて、
事務局側も同じ資料を用意し、いつでも共有ができるように備えています。
また、できれば、登壇者のお顔や背景がきちんと映る角度にカメラを調整していただきます。

事例紹介
オンラインシンポジウムの事例として、早稲田大学スマートエスイー修了記念シンポジウムをご紹介します。
例年オンサイトで行っていた当シンポジウムを2020年はオンラインで行いました。
修了生による修了制作成果発表のポスターセッションは、
セッションに分けてのショートスピーチの形に変更し、5並列で実施しました。
短い時間での発表となるため、修了制作の内容を事前にご覧いただけるように、
Webサイト上で資料をあらかじめ公開し、参加者は内容を確認してから視聴ができるように工夫しました。
また、当日配布資料として従来は紙媒体でお配りする資料も、すべてPDFでの電子媒体で配布をしました。
総勢25名もが登壇するオンラインシンポジウムとなりましたが、
登壇者と事務局とで力を合わせて実施することができました。

当社のオンラインシンポジウム運営支援の一つ「ウェビナー支援」については、
ぜひ、こちらのブログもご覧ください。
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