株式会社 早稲田大学アカデミックソリューション

専門企業
に任せる
という選択

留学事務業務
アウトソーシング
コンサルティング
考えてみませんか?

みなさまの大学の国際化をサポートします!

国際化や留学を通じた
グローバル人材の育成は、
日本の多くの大学が目指すところ。
しかし実際は、課題を抱えていませんか?

  • お悩み01

    煩雑な既存の事務業務に
    忙殺されてやるべき
    展開・活動にたどり着けない

  • お悩み02

    「異動」があり毎年/数年毎に
    担当者が交替し経験・ノウハウが
    再スタート状態になる

  • お悩み03

    正職員を増やせない等の
    理由で有期・派遣スタッフ
    に頼らざるを得ない

  • お悩み04

    基本的なノウハウ
    (ハンドブック、危機管理、協定書の在り方等)
    が足りない

メリットアウトソーシングや
コンサルティング導入には
以下のようなメリットがあります。

  • 継続的な「安定業務運営」の確保

    海外留学や就業経験のある当社の日英バイリンガル社員が業務にあたることで、有期雇用スタッフの退職や職員の異動によるノウハウの「途切れ」がなくなります。

  • 「雇用リスク」の回避

    急な休職や退職者補充への対応や大学の方針転換等による直雇用者過多になるリスクを軽減することができます。

  • 「目標達成」のための活動に注力

    定型的な業務を委託することで、職員様のワークライフバランスの実現、手が付けられていなかった新規業務や課題解決に時間を割けるようになります。

  • 「ワンストップ」で様々なサービスを提供

    留学の事務運営だけではなく、航空券を取り扱うチーム、語学プログラムや留学前後の教育支援を提供するチームと連携したさまざまなサービスの提案、提供が可能です。

  • 個別の大学事情にあった提案

    コンサルティングは、大学の悩みや相談内容に応じておこないます。定期的な訪問等を通じてひとつの課題についてじっくりとお話しをすることが可能なため、大学に根付く成果が期待できます。

  • 留学業務運営の点検・検証の機会に

    「うちの大学のやり方は正しいだろうか?」といった悩みも、当社の業務経験やノウハウを通じたコンサルティングにて解決することができます。

アウトソーシング
開始までのステップ

  • STEP 01

    お問い合わせください![大学]

    ご検討されている委託内容(プログラム形態、人数、派遣留学/受入留学のどちらかまたは両方か等)、現在の事務体制について、訪問のうえヒアリングいたします。

  • STEP 02

    業務内容の確認[大学/当社]

    留学事務業務はひとつひとつの業務に多くのプロセスが含まれるため、STEP1での訪問を踏まえて大学と当社の業務分担を明確にするための作業をおこないます。

  • STEP 03

    お見積書の作成・提出[当社]

    概ね双方で確認した内容に基づいて、業務確認書、お見積りを作成のうえ提出いたします。

  • STEP 04

    お見積り内容の
    検討・学内調整[大学]

    大学の予算申請スケジュール等に準じてお見積り内容についてご検討ください。予算に応じた業務分担や委託金額そのものの微調整等をおこないます。

  • STEP 05

    委託が決定したら・・・[大学/当社]

    仕様の最終確認、契約関連書面を準備し、双方で確認します。併せて、業務開始にともなう引継ぎ業務について話し合いをします。大学では、常駐型の場合の当社社員向けの学内所定の手続き、インフラ準備(什器、PC、スタッフID取得等)をはじめます。

  • STEP 06

    引継ぎ開始[大学/当社]

    業務量等にもよりますが、業務委託開始前に引継ぎをおこなう場合、委託開始後におこなう場合があり、双方で検討します。

  • STEP 07

    業務開始![当社]

※ STEP1からSTEP7まで、業務量や予算申請時期等にもよりますが6~9か月程度かかるとお考えください。

よくある質問

どういう業務が委託できますか?

定型的な短期・中期・長期派遣留学(日本→海外)、受入留学(海外→日本)業務を包括的に委託することでスケールメリットが期待できますが、一部業務のみの委託も可能です。

〈業務例〉

  • イベント運営

    派遣留学促進のための説明会や相談会のアレンジ・運営

  • 学生カウンセリング

    派遣留学に興味がある学生への日常的な留学カウンセリング(電話、対面、メール)

  • オリエンテーションの運営

    当日の設営、受付、司会。手続き、奨学金、ライフサポート、受入学生の国内手続き(役所関連、銀行、携帯電話等)等に関する説明(日本語・英語対応可)

  • 各種書面・
    ウェブサイト整備

    募集用チラシ、要項、オリエンテーション配布資料等の作成やチェック、パンフレットの作成、ウェブサイト掲載情報の作成

  • 海外大学渉外

    各プログラム詳細の確認、出願手続き、査証や奨学金、ライフサポートに係る連絡業務

  • 学生支援

    願書手続き案内、進捗管理、その他渡航準備に係る手続き管理(査証、在留、保険、携帯電話等)、渡航後のサポート

  • 企業対応

    海外旅行保険を提供する保険会社および代理店、海外レンタル携帯電話、旅行会社等との連絡業務

どれぐらいの事業規模であれば
委託が可能ですか?

当社では複数の大学様から留学業務を受託しており、学生数や留学者数からみた規模もぞれぞれ異なります。業務内容に応じて常駐型(大学内事務所に勤務)か遠隔型(当社事業所にて業務)かを選択していただくことになります。
各大学のカラーに合わせた業務を展開しますので、ご相談内容に応じてご提案をいたします。

委託費の相場はあるのですか?

委託したい業務の範囲、それぞれ個別の業務にかける時間が異なりますので、各大学様のニーズに合わせたご提案、お見積りをいたします。

当社に委託するメリットとは?

当社は大学の国際業務の経験が豊富で、大学業務全般について広範なノウハウを持っております。海外留学・就業経験のあるスタッフが専門性をもって担当します。また、関連部署と連携して留学準備講座や旅行手配等、国際交流業務にかかわりが深いサービスもワンストップでご提供できます。

一度相談したいのですが
可能ですか?

学内の人的リソースを活用したい、関連会社に業務を任せたいなど、外部委託そのものは検討していないという場合でも、当社のノウハウをベースとしたコンサルティングをおこなっていますので、ぜひ一度ご相談ください。

コンサルティングではどのようなことが相談できますか?

大学の要望にあわせてコンサルティングを進めますので、決まったメニューがあるわけではありません。事務体制全般に関することや、学生向けのハンドブックの在り方、留学プログラムの構築や旅行会社との提携、海外校との契約書の在り方等、相談内容に応じてご提案いたします。

ここまで読んでいただいた方へ

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コンサルティングについて
もっとお知りになりたい場合は、
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