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■実施内容

東京都内にあるS学園様は、職員の方々に各自の就業時間を有効に活用していただき、学園全体として時間外労働の縮減を目指す取り組みを推進されています。

その取り組みを支援させていただき、職員の皆さまに、目の前の従来業務と新規業務、またプロジェクトなどの長期的な業務を両立しながら限られた時間の中で高いパフォーマンスを発揮していく時間管理の習慣を身に付けていただくために、「タイムマネジメント」をテーマにセミナーを実施しました。

曖昧模糊とした「仕事」を、タスクや時間のボリュームが把握できる「作業」レベルまで分解・整理し、記憶を頼らずにそれらをスケジュールとして書き出す日常的な習慣をとおして、業務の平準化による時間外労働の削減や、ミッションの確実な達成が可能になります。また、スケジュールを可視化することは、自身の時間の使い方を振り返り、より効率的な時間の活用方法を模索するためにも有用な手段です。

セミナーではまず、タイムマネジメントの意義や効果について説明した上で、仕事を、時間を自分で決められる「アポイントメント」、時間が決まっている「タスク」、日々必ず発生する「予定外の仕事」の3つに分類し、これらを上手に整理・管理していくことで、仕事を効率的に進め、計画的な時間の使い方ができるようになることを理解していただきました。
特に、「タスク」を管理することは、仕事を分解し、段取りをすることで「仕事の流れ」をつくり、「仕事量」を把握することにも繋がるため、タイムマネジメントの重要な第一歩となります。いつまでにやるか、よりも、いつやるか、という発想でタスクは「実行日」に記入することや、予定外の仕事が起こる前提で余裕を残しておくことなど、タスク管理を成功させるポイントについて説明しました。

また、時間管理を習慣化するためのアドバイスとともに、チームの連携を高める「5分間ルール」、手帳やパソコンのスケジューラなどのタイムマネジメントツールの活用例や、メールの処理や書類の整理の仕方など、手間や負担をかけずに職場ですぐに活用でき、必ず継続できるタイムマネジメントの手法をご紹介しました。

■実施時期

2015年11月～12月
同内容を3回実施（各回とも1時間半）

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