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事務業務を自動化しよう!「RPA」で何ができる?

2019/02/15

事務処理の効率化を実現する最新のソリューション、「RPA(Robot Process Automation)」って耳にしたことがありますか? PC上で動くソフトウェアロボットに仕事を任せることで、業務効率化が進みます。でも効果はそれだけじゃないんです。

 

「大量」の処理を「正確に」「短期間で」……ロボットが得意とするところです

IT推進部の山田です。RPAとは、PC上の複数のアプリケーションや複数のシステムにまたがった、定型・定常的な業務を、ソフトウェアロボットが自動的に動作して、業務生産性を高めてくれるソリューションです。

業務にはいろんなアプリケーションを使います。しかも最近はWeb上で提供されるシステムもあって、それらの間を埋める「入力」作業や「確認」作業はヒトの手や眼でやっていますよね。

そういう作業に担当者を配置したり、作業時間がかかっていたりしませんか? 特に大学業務では定型・定常的な業務でも、事務職員がしっかりチェックしないといけない「正確」な処理や、学生や父母、卒業生などに向けた「大量」の処理が必要なものがあります。

そんな業務が学期や年度の初めや終わりに特に集中するので業務平準化も難しい。でもそういう業務こそがロボットの得意分野なのです。

ロボットが具体的に何をしてくれるのか見てみましょう

 

ソフトウェアロボットは人間のようにアプリケーションやシステムを動かせますから、まさに人間と同じような作業をしてくれます。

例えば、当社のRPAチームが実際に導入したロボットの一つに、ラーニングマネジメントシステム(LMS)の動画再生機能が動いているか、いわゆる「死活監視」をするロボットがあります。通信教育だけではなく、授業の補助教材として動画を活用することが増えていますが、「いつでもどこでも」というオンデマンド教育では、休日や夜間も動画サイトが停止することなく、学生にサービス提供をする必要があります。

その動画サイトが動いているか?を実際に確認するには、定期的に動画を再生してみて動くかどうかチェックする、という方法になるのですが、これを人がやると結構大変です(実際に大変でした)。

そこでロボットの登場です。つくったロボットは、学生と同じようにPC上でロボットが大学のWebサイトにログインして、LMSにアクセス、テスト用の授業科目を開いて、テスト用の動画を再生、しばらくしてあらかじめ設定したシーン、具体的には所定の文字列が表示されることを確認、もし表示されない(止まっている)場合は担当者にメールで連絡する、というものです。

これをロボットがやってくれるのです。どうでしょう。まさに人間が作業するのと同じですね。

「効率」だけじゃない、ロボット導入にはさらなる効果が!

ロボットは夜間や休日でも不平をいうこともなく、お手当をうけとることもなく、黙々と仕事をしてくれます。死活監視ロボットは、夜間休日の担当者の業務を減らしてくれました。

ソフトウェアロボットに仕事を任せると、その業務が効率化されて、やむを得ない休日深夜の業務や、特定の時期に集中しがちな残業も減らせます。でもRPAがもたらすのは、そんな「業務効率化」の効果だけではありません。

ロボットに仕事をさせるためには、人間が実際にどういう仕事をしているのか、業務フローを明らかにする必要があります。死活監視ロボットの動作をご説明しましたが、それを読めば、死活監視がどういう仕事かお判りいただけたと思います。

つまり、ロボットを導入する、または導入を検討すると、業務フローの見える化が進むのです。そうすると、従来業務の一体どこに無駄があったのかがわかり、周辺業務の業務改善にもつながるのです。

これまでシステムをつかって業務効率化を進めるには、大規模なシステム導入や改修が必要で、多くのコストがかかりました。しかしRPAは、人間のように現行のシステムにログインしたり、立ち上げたりしながら作業してくれますので、大規模なシステムを入れなおすことなく、ずっと安価に導入できます。

 

いきなり大きなシステムを導入するのは大変です。早稲田大学アカデミックソリューションは、数少ない教学分野でのRPA導入実績を持つ企業として、大学業務へのRPA導入をお手伝いします。

どんなことができるんだろう?興味をお持ちの皆様のために、情報発信をしていきます。
以下の記事、資料もぜひご覧ください。

早稲田大学へのUIPath導入時の事例

「大学業務へのRobotic Process Automation導入の方法とポイント」※大学向けセミナーでの発表資料

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