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細かいことまでおまかせください。講演・シンポジウムの企画運営

2015/05/11

今回は、当社が大学運営ソリューションの一環としてご提供しているシンポジウム、講演会、学会、セミナーなどの企画運営について、担当やましたとWeb担当さとうがご説明いたします。

大学運営ソリューションサービス
http://www.w-as.jp/sms/
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登壇者との調整からお礼状の送付まで、シンポジウム運営をトータルサポート

おもに大学関係の講演・シンポジウムを運営しているのですか?

当社では、これまでご紹介してきたとおり大学でのソリューションをトータルにご提供していますので、大学のいろいろなお仕事をお手伝いをする中で、講演やシンポジウムについてもおまかせいただくというパターンが多いです。

ついでにこれも頼んじゃえ、と。

そういうと聞こえが悪いですが(笑)、つながりのある業務をバラバラに頼むより、よくわかってくれているところに頼んだほうが安心だと考えていただけているならいいですね。

具体的な実績にはどんなものが?

私の管轄でこれまで手掛けたのは、
・万国国際法学会世界大会(アジアで初めての開催でした)
・4大学知財フォーラム(早稲田、慶応、立命、同志社)
・ホスピタリティー学会シンポジウム
・早稲田会議記念講演会
・早稲田大学文学部のシンポジウム
などです。

あ、学会そのものもあるんですね。運営に含まれる業務にはどんなものがあるんですか?

ケースバイケースなので本当にまちまちなんですが、基本的にはこんな感じです。

【事前】
・登壇者との調整
講演内容、資料、謝金、会場案内、通訳手配(海外からの場合、宿泊、送迎なども)
・会場の確保
・広報(Webサイト、ポスター制作)
・参加申込者受付
・リハーサル
・会場設営
・生花、釣り看板等手配
・プレスリリース内容作成
・参加者への案内状、作成・送付
・記念品等手配

【当日】
・当日の受付、会場誘導等運営
・司会原稿作成
・会場撤収
・メディア対応
・登壇者対応

【後日】
・テープ起こし
・広報物への反映サポート
・実施報告書作成
・礼状の作成送付

多岐にわたりますね。これは要するに丸投げしていただいてOKということですか?

ま、そういう意味では、そうですね。

とにかく、まずはご相談ください。できる限りのサポートをいたします!

こんなこともやりました、というちょっと特殊な対応はありましたか?
こんな点で苦労した(けど、うちに任せればざっとこんなもんよ!)、というエピソードとか。

任せろよ、とまでは言えませんが……たとえば万国国際法学会の場合、世界から高名な法学者が来られましたが、運営資金は企業からの寄附で賄うということでした。そこで当社で、その寄附を集めるところからサポートしました。

寄付を集めるのに、具体的に何を行うんでしょう?

国際交流基金への申請、各企業との連絡窓口、寄附金管理ですね。入り口から出口まで、何とかやり終えました。

まずはご相談いただければ、いろんな分野のお手伝いができるかもしれないということですね。

ただし、何でもかんでもと言われると結構キツいものがありますが……(笑)。ご予算と内容をご相談させてください。

シンポジウムなどを運営する会社はほかにもあると思いますが、当社に頼むとどんなことがメリットとなるんでしょうか?

う〜ん、いわゆるこなれた対応は、シンポジウム運営専門の会社には正直かなわないかもしれません。ですが我々の強みは、アカデミックサイドにたって、その意向を調整・共有しながら、より質の高い実施運営に結び付けられるという点だと思っています。

アカデミックな面でのノウハウはありますからね!

そうですね、賓客を国内だけでなく海外からお呼びする場合も多く、その事前調整・連絡などにおいては相当な気遣いやノウハウが必要です。

そういう面で安心してお任せいただける業者でありたいですね。海外からのご来賓対応で苦労したことは?

そんなに変わった話もないですが……世界各国から来日された参加者にお渡しする記念品を選ばなくてならなくて、いろんな方にご意見をお聞きしてみたんですが、みなさんお勧めがバラバラで。日本を印象付ける品物と予算とをマッチさせるのは本当に難しいと。
結局、漆の筆箱にしましたが。

そんなセンスが問われる業務まであるんですね!
筆箱の評判はいかがでしたか?

良かったと思います。

安心しました。お土産選びまでお任せいただけるということですね。

弊社は、大学の多くの部門から発注をいただいておりますが、その業務に付帯する、あるいは発展形としてのシンポジウム、講演会の運営を数多く行ってきました。海外からの参加者招聘等についても実績を積んでおりますので、アカデミックサイドに立った企画段階から実施までの提案が可能です。ぜひ、お気軽にお声掛けください。

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