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組織で事務ミス防止に取り組んでいます(その2)

2019/10/04

皆さんは、「事務ミス」をしたことがありますか?
“ない“と自信を持って答えられる人は一人もいないのでのではないでしょうか。
当社の、この決してなくなることはない「事務ミス」の防止をお客様サービス向上の一環に据え、組織で対策に取り組むご紹介の2回目です。

事務ミスの代表的な事例である「電子メールの誤送信」に関する別の取り組みをご紹介します。

 

取り組んだ課題2: 同じ内容のメールを複数人に送信する時に本文をコピーし宛名などの固有名詞を変更せずに送信してしまう

対策1:テンプレートの利用促進

同じ内容のメールを複数の人に送るとき、本文中の宛名を間違えることは、時間の余裕がない時によく発生します。

過去のメール文をコピー&ペーストして「送信!」というゴールを急ぐと、細部の修正を見過ごしがちになります。

手順を、コピー&ペーストからテンプレートの利用へと変更することによってミスを防止できる確率が高くなります。

個人で利用している方は多いと思いますが、組織として業務プロセスに取り組むことが、手間はかかりますが効果の高い取り組みです。

 

お客様サービスとしての取り組みの他、当社では、社内間コミュニケーションツールをメールからチャットに変更しました。

チャットを導入したところ、昨年同時期に比べ社内間メール誤送信の割合が75%減少しています。

ダイレクトに送信相手を選ぶことができ、体裁を気にすることなく要件だけを伝えることができるチャットは業務効果を高めるツールですね。

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