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大学内のカウンター対応業務支援

2015/09/24

今回は、当社が大学にご提供している「ワンストップサービス業務(カウンター対応業務)の支援」について、担当かせとWeb担当さとうがご説明いたします。

uketsuke

学校運営支援
http://www.w-as.jp/school-management-support/

学内の「すぐやる課」?
カウンター対応業務全般を請け負うワンストップサービスの支援

早稲田大学における「ワンストップサービス業務(カウンター対応業務)の支援」について、業務内容を簡単に教えていただけますか?

業務については幅広いのですが、大きくは以下の4つでしょうか
・総合案内……全学の一次対応、キャンパス地理案内、拾得物対応
・授業支援……教職員へのAV、IT機器貸出、教室トラブル対応
・IT、PC利用支援……学生、教職員へのIT、PC利用サポート
・履修支援……学生からの科目登録相談、科目登録手続き

学生・教職員サポート窓口を一手に引き受けているという感じでしょうか?
こういった業務は、ほかの大学も、企業が請け負っていることが多いんですか?

そうですね、現在は、アウトソースが進み民間企業が請け負っていることが多いと思います。
大学によっては、受付(総合案内)だけだったり、IT、PC関連は別途設けられていたりするかと思いますが、早稲田大学の相談窓口「ポータルオフィス」では、ワンストップサービスを目標としてますので、それらを一か所で対応しているのが特徴でしょうか。

自分でいろんなところに聞きまわらなくていいということですね。

直接ポータルオフィスで対応していない場合でも、可能な限り担当の部門を探してご案内しています。さまざまなサポート対応で、学内外の利用者から感謝されることもしばしばあるんですよ。

ワンストップでのご案内って、どんなものがあるんですか?

う〜ん、よくあるのは古い年代の卒業生の証明書発行関係のあれこれとか、
サークル活動で教室を借りたいと相談を受けたら学生生活課を案内するとか、
大学内での一般的な問い合わせなので、あんまりおもしろい話では……。
あ、3号館が工事中だったときの話なんですけど、工事現場を囲む壁に
早稲田にまつわるイラストマップなどが書かれていたんですね。
ある日、年配の卒業生が、そのイラストに書かれた往年の教授の名前の漢字が違う、とご指摘にいらしてくださって。
早速、該当箇所を確認し画像撮影、工事担当部署にお知らせし、迅速な修正につながりました。

そんなことまでやるんですか!
市役所の「すぐやる課」みたいですね。

そうそう、「すぐやる課」!
ポイントは、たくさんあるエスカレーション先をスピーディに案内することでしょうか。
とにかく、ここに相談に来てくれたらお力になります。
一言でPRすると、この業務は、抽象的な物言いになってしまいますが、
「大学の顔、大学のコンシェルジュとして学びの場を支えます」
みたいな。

ちょっとカッコイイですね。

落し物みたいな小さなことでも「まずはポータルオフィスに聞けばいい」と思ってください。

変わった落し物ってありました?

そうですね~、寝袋一式、フライパン、ドローン。そしてなぜかひよこが届けられたこともあったそうです。

ドローン! いまどきだ。
そしてひよこが落ちているとはほのぼのキャンパスですね。

hiyoko

 

窓口業務にとどまらず、分析・提案までおまかせください!

大学によっては総合案内だけだったりと役割が限られている場合もあるとのことでしたが、
当社のサービスとしてもご要望によっては、一部のサービスだけ提供ということも考えられますか?

総合案内、履修支援はもちろん、授業支援やIT・PC利用支援も大丈夫です。
あとは、「スチューデントジョブ」。学生をバイトで使って鍛えます。

学内の仕事を学生が行うというやつですね。

スチューデントジョブは、大学業界の潮流ですね。就職や学費還元にもつながりますし。

それを当社が行う、というのは、雇用、トレーニング、勤怠管理をまるごとおまかせいただくということですか?

そうですね、非常に手間暇かかりますが、その分学生の成長も目覚ましいですよ!

「スチューデントジョブ」の導入によってキャリア教育にもなる、という位置づけでしょうか。

ですね、社会人基礎力養成とか。

ならば、手間はかかるけど意義の大きい業務として、当社のような会社にアウトソーシングしてもらうのがいいですよね!

そうなんです。
そして私どもでは、窓口業務にとどまらず、各種業務の定型化、標準化、効率化を促進します。
早稲田大学は規模が大きいので、同じ業務でも事務所ごとにやり方が異なったりしますけど、
ポータルオフィスで集約することで定型化、標準化を進めています。
実は、全案件をデータベースにに登録して、案件集計、分析しているんです。
窓口業務だけでなく、ここにもっと力を入れて提案やコンサルを行い、業務改善のお手伝いをしたいと考えています!
申請書類の統一や授業対応時のエスカレーションフロー策定など、細かいことから着実にやっています。

単なる外注さんではなく心強いパートナーになる、というわけですね。

そのとおりです! お気軽にお問い合わせください!

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